2024年1月4日

【慶應生必見!】教授への連絡の仕方･メールの書き方(2023年度最新版)

みや

はじめに

新入生の皆さんは授業が始まって数日・・・

授業の欠席や課題の出し忘れなど、教授へメールを送らなければならない場面に出会った人も多いのではないでしょうか？

そこで今回は、慶應生向けの教授へのメールの送り方・書き方についてまとめます！
ぜひブックマークなどをして必要になった時にすぐ見返せるようにしてください！

※授業を担当する教員には教授だけでなく、准教授や講師の方もいますが、便宜上本記事では「教授」で統一します

教授への連絡の方法

まず、慶應には、教授へ連絡を取る方法が二つあります。

　慶應生が教授へ連絡する二つの方法

①K-LMS(Canvas)のメッセージ機能から送る

②教授のメールアドレスを探して、そのメールアドレスにメールを送る

　①K-LMSから送る

この方法はやり方を知らないと送ることができません！

去年はこのCanvasシステムを使っていない教授も半分くらいいたため、連絡のしようがないという場合もありましたが、今年度からはほぼすべての教授がCanvasを使っているためこれでほとんど解決するのではないでしょうか？

K-LMSからメッセージを送る方法は以下の通りです！

メニューの「受信トレイ」を選択
右上の「新しいメッセージの作成」をクリック
「コースの選択」＞「お気に入りのコース」から授業を選択
「宛先」の欄の右側にあるバインダーボタンをクリック

→講師をクリックして、メッセージを送りたい教授を選択
件名と本文を入力し「送信」をクリック　本文の書き方については、メール文面の書き方の項を参照してください！

　②メールで送る

　 Ⅰ．教授のメールアドレスを探す

教授のメールアドレスの探し方は以下の3通りです！

①シラバスを見る

教授の中には、シラバスの一番下に、質問などの受付先としてメールアドレスを記載している方がいます！
シラバス検索はこちら

②初回授業のレジュメを見る

①に同じく、初回授業で連絡先や質問先としてメールアドレスをレジュメに記載している教授もいます！

③慶應の研究者一覧から調べる

慶應には大学独自の研究者データベースがあります。慶應を本拠点として研究をしている教授などだとここにアドレスが記載されていることも多いです。
研究者データベースはこちら

　 Ⅱ．自分のKeio.jpのアカウントからメールを作成する

メール本文の書き方は次の項の通りです！

メール文面の書き方

　①件名を書く

件名がないと何に関する連絡なのかが伝わりません。内容が伝わる件名を忘れずに書きましょう！

　②教授の名前を書く

K-LMSのメッセージ機能を使うときでも必ず書きましょう！
そしてここで一つ注意！！
ここまでは「教授」と統一して呼んできましたが、授業を担当している教員には、「教授」から「非常勤講師」まで様々な肩書きの方がいます…
送りたい教員が教授ならいいですが、准教授や講師だったりすると、「お？こいつは皮肉でも込めてるのか？？」と感じる人もいます(ひねくれすぎだとは思いますが😅)
なので、本文の最初は、

”○○先生”

で統一しましょう！！！これが一番安全！

　③自分が何者かをはっきり書く

前提中の前提ですが、書いていない人が多いです（）。そもそも数百人の生徒を相手にしている教授からしたらあなたが誰なのかを知るはずもありません。氏名と学籍番号は記入必須です！
また、多くの教授が複数の大学で複数の講義を持っています。そのため、自分の大学名も忘れず書きましょう！

　④本文は簡潔にわかりやすく書く

ここから本文です。伝えたいことは簡潔に書くことが大切。無駄な前置きや説明をせず、伝えたい要件を書きましょう。欠席などの連絡の時にはどんな理由で欠席するのかもマスト。

　⑤締めも忘れずに書く

LINEなどとは違い、メールや教授へのメッセージでは、要件を伝えて終わりではなく、最後に挨拶を入れましょう！一番ベタなのは「何卒、よろしくお願い致します」。「お手数をお掛けしますが」や「お忙しいところ恐縮ですが」なども入れるとより丁寧になって◎

　⑥署名

本文の最後には署名を入れます。これはメールのマナーです。最後の署名は所属とフルネームだけでなく、メールアドレスや電話番号など、連絡先を書きます。K-LMSのメッセージ機能でも連絡先の記載が必要かは悩むところですが、あって失礼にはならないので、心配であれば書いておきましょう。(連絡先を書かない場合も所属と名前は必須)

例文

①～⑥をすべて満たして書くとこの様になります！

件名：〇月〇日の○○学の授業欠席のご連絡【〇〇学部〇〇学科（名前）】

本文：

〇〇先生

いつもお世話になっております。

慶應義塾大学にて〇曜日〇限の「（授業名）」を受講している、〇〇学部〇〇学科の（名前）（学籍番号:○○）です。

〇月〇日〇限の〇〇学の授業ですが、発熱のため欠席させていただきます。（←要件）
つきましては、本授業をオンライン形式で受講することは可能でしょうか。
もし可能でありましたら、参加方法などをご教示いただければ幸いです。（←確認事項など）

お忙しいところ大変恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

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慶應義塾大学　〇〇学部　〇〇学科

（名前）

メール：（大学のメールアドレス）

電話番号：（連絡が一番つきやすい電話番号）

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メールを送るときの注意事項

大学のメールアドレスから送ろう
これ、焦っているとついついやっちゃいがちなミスの一つです。教授や先方とのやり取りには、必ず大学のメールアドレスを利用しましょう！大学のアドレス以外からの着信を迷惑メール転送している教授もいらっしゃるかもしれません。間違って私用のメアドで送らないように注意しましょう。